Sigurnost i proces

Jasan proces i kontrolisan pristup dokumentaciji

Saradnju vodimo kroz četiri koraka, a svaka arhivska jedinica ima jedinstvenu oznaku po kojoj se prati od preuzimanja do konačnog zbrinjavanja.

Proces

Četiri koraka saradnje

01
Procjena — pregled dokumentacije i potreba na vašoj lokaciji
Dolazimo na vašu lokaciju, pregledamo količinu i stanje dokumentacije, prostor u kojem se čuva, postojeće evidencije, rokove čuvanja i način na koji zaposlenici pristupaju dokumentima.
02
Plan i ponuda — jasan obim posla sa jednokratnim i mjesečnim troškovima
Pripremamo plan rada sa fazama, rokovima i odgovornostima, te ponudu u kojoj su jednokratni i mjesečni troškovi jasno razdvojeni.
03
Realizacija — pakovanje, popis, transport, skladištenje ili digitalizacija
Pakujemo i popisujemo dokumentaciju, označavamo arhivske jedinice, organizujemo kontrolisan transport te dokumentaciju skladištimo ili digitalizujemo prema dogovorenom planu.
04
Kontinuirano upravljanje — dostava na zahtjev, evidencije i rokovi čuvanja
Nakon realizacije preuzimamo redovno upravljanje: obrađujemo zahtjeve za dostavu, održavamo evidencije, pratimo rokove čuvanja i pripremamo dokumentaciju za izdvajanje i uništavanje kada rok istekne.

Sigurnost

Mjere primjenjujemo dosljedno kroz sve faze rada sa dokumentacijom.

Kontrola pristupa prema ulozi i ovlaštenju
Dokumentaciji pristupaju samo zaposlenici uključeni u konkretan proces, u skladu sa dodijeljenim pravima.
Barkodiranje arhivskih jedinica
Svaka arhivska jedinica dobija jedinstvenu oznaku ili barkod prema kojem se identifikuje i pronalazi.
Evidentiranje kretanja dokumentacije
Zahtjevi, izdavanje, dostava i povrat dokumentacije evidentiraju se u sistemu.
Zaštita prostora
Dokumentacija se čuva u prostoru namijenjenom arhivskom čuvanju, uz kontrolisan ulazak.
Pravila povjerljivosti za zaposlenike
Zaposlenici postupaju prema internim pravilima povjerljivosti pri rukovanju dokumentacijom.
Dodatne mjere definisane ugovorom
Za svaki projekat ugovorom i procedurama možemo definisati dodatne organizacione i tehničke mjere prema zahtjevima klijenta.

Nakon kratke procjene pripremamo jasnu ponudu sa jednokratnim i mjesečnim troškovima.